Pada 25-26 November 2025, ACAPHEI Forum and Annual Meeting diselenggarakan di Geely University, Chengdu, China. Tiga orang delegasi dari Universitas YARSI bersama Ketua Yayasan YARSI diberangkatkan untuk mengikuti kegiatan tersebut. Delegasi tersebut termasuk Ahmad Rusdan H. Utomo (Wakil Rektor II) dan Fitri Arlinkasari (Kepala Pusat Kantor Urusan Internasional) yang merupakan Ketua dan Wakil Ketua Task Force ACAPHEI di Universitas YARSI. Delegasi terakhir adalah Andreas Febrian (Direktur Direktorat Pembelajaran Jarak Jauh) yang memberikan dukungan teknis dan instruksional bagi para dosen Universitas YARSI yang mengajar secara jarak jauh di ACAPHEI pada semester Ganjil 2025/2026. Silahkan baca laporan kontribusi Universitas YARSI dalam kegiatan belajar mengajar di ACAPHEI di sini https://www.yarsi.ac.id/dpjj/faq-acaphei/.

Ketiga delegasi tidak sekedar menjadi peserta, mereka menjadi pembicara. Ahmad memberikan apresiasi terhadap konsistensi ACAPHEI dalam meningkatkan kolaborasi China-ASEAN dan melaporkan partisipasi Universitas YARSI terkait tersebut. Arlinkasari berbagi kisah sukses Universitas YARSI dalam menjalankan peran sosialnya dalam kancah Internasional, yang menginspirasi para anggota ACAPHEI untuk melakukan hal serupa pada pertemuan tahun depan. Andreas berbagi strategi dan ide untuk mengintegrasikan AI dan self-regulated learning dalam pembelajaran. Beliau juga menekankan bahwa desain instruksional, khususnya teknik scaffolding, dibutuhkan agar mahasiswa dapat mengoptimalkan pemanfaatkan AI secara etis.

Para delegasi juga memberikan saran dan ide untuk peningkatan ACAPHEI, serta, tentunya, membangun relasi dengan perwakilan dari berbagai universitas di China dan ASEAN. Saran dan ide mereka termasuk mengembangkan kegiatan sosial di negara penyelenggara pertemuan tahunan dan membentuk tim quality assurance untuk pembelajaran jarak jauh ACAPHEI. Keduanya dipertimbangkan sebagai kegiatan ACAPHEI untuk tahun depan.

Pada hari terakhir, Ketua Yayasan YARSI menerima bendera ACAPHEI. Seremoni tersebut melambangkan kesiapan Universitas YARSI  menjadi penyelenggara 2026 ACAPHEI Forum and Annual Meeting. Sebuah tanggung jawab yang besar, yang menuntut adanya pemahaman terhadap perbedaan budaya dan standar dari berbagai negara anggota. Kesempatan tersebut akan membuka peluang untuk mengimplementasikan ide-ide yang diusulkan para delegasi. Sesuatu yang menarik dan layak ditunggu laporannya!

Ketiga delegasi Universitas YARSI sangat terkesan dengan keramahan, kesigapan, kepedulian, kebersihan, dan keprofesionalitasan panitia ACAPHEI. Pengalaman di Chengdu sangat menginspirasi. Universitas YARSI berkomitmen menghadirkan kehangatan serupa dalam budaya lokal, yang berbeda, namun tak kalah berkesan, untuk 2026 ACAPHEI Forum and Annual Meeting.

—

Laporan mengenai kegiatan 2025 ACAPHEI Forum and Annual Meeting sudah selesai pada paragraf di atas. Pada bagian ini, para delegasi mencoba mengartikulasikan pengalaman mereka dari sudut pandang orang pertama. Cerita ini diarapkan dapat membuka tabir perbedaan budaya dan standar yang akan dihadapi Universitas YARSI tahun depan, dan universitas lain yang akan menjadi penyelenggara di tahun berikutnya.

24 November 2025 – Tiba di Chengdu Dini Hari

Kami tiba di bandara Tianfu pukul 05:45, langit masih gelap, waktu subuh pun belum masuk. Kami disambut hangat oleh delapan orang panita ACAPHEI, yang merupakan staf, dosen, dan mahasiswa. Memahami betapa lelahnya perjalanan udara, mereka bertanya apakah kami tidak merasa kedinginan karena suhu saat itu 9°C, mereka membawakan bagasi, dan menyediakan air mineral di setiap kursi dalam mini bus agar kami dapat hidrasi. Kami melanjutkan perjalanan selama sekitar 40 menit menuju hotel. Perjalanan yang cukup jauh karena kondisi jalan tidak padat dan macet seperti di Jakarta.

Perjalanan darat kami ditemani oleh dua orang panitia dan satu supir. Salah satu dari mereka fasih berbahasa Inggris, sedangkan dua lainnya terkadang kesulitan memilih diksi yang tepat saat berkomunikasi. Walau di luar dingin dan berkabut tebal, kedua panitia membuat perjalanan kami hangat. Mereka berhasil menyeimbangkan percakapan yang penuh perhatian dan informatif, dengan keinginan kami untuk kembali tidur.

Seketika tiba di hotel, kami kembali disambut oleh panitia lainnya. Kami dibantu mereka untuk check-in hotel, yang dialognya didominasi dengan bahasa Mandarin. Panitia kemudian memberikan paper bag ACAPHEI dan mengantarkan kami ke kamar. Di dalam paper bag ada name tag, boneka panda, dan syal merah dengan rajutan panda. Suvenir yang empatik karena Chengdu sangat dingin dan terkenal dengan pandanya: Hua Hua.

Walapun kami datang satu hari lebih awal dari waktu pelaksanaan kegiatan, panitia telah menyiapkan sarapan halal untuk kami. Luar biasa! Saat sarapan, kami dikejutkan dengan fleksibilitas panitia. Ada peserta yang mengalami over-carried baggage sehingga tidak memiliki baju ganti. Panitia dengan gesitnya langsung menawarkan mengantarkan peserta tersebut ke toko baju di mall terdekat.

Kami juga mendapatkan perlakukan serupa. Kami ingin memanfaatkan hari ekstra ini untuk berkenalan dengan Chengdu. Panitia menawarkan kami berkeliling kota dengan minibus mereka dan ditemani oleh salah satu dari mereka. Kami menerima tawaran untuk ditemani, tentu saja. Hal mengejutkan berikutnya adalah kami diajak makan siang halal di luar, bukan di hotel, sesuatu diluar skenario utama panitia.

Hari pertama kami sangat berkesan.

25 November 2025 – Pembukaan ACAPHEI

Pagi hari kami dimulai dengan, tentu saja salat subuh, dan olah raga di gym hotel. Pukul 09:30, kami berangkat ke perpustakaan Geely University dengan mini bus. Di sana, kami disambut dengan meriah. Barongsai yang lincah dan Liong yang gagah bercengkrama dengan para tamu. Karya seni tradisional dan modern dari mahasiswa terpajang memanggil decak kagum. Tim robotik mahasiswa berdiri gagah bagai simbol kemajuan teknologi. Para mahasiswa yang menari dengan berbagai kostum, seperti teriakan lantang: work hard, play hard! Salah satu dari kami bahkan sempat menari bersama mereka, yang diabadikan oleh panitia – tak terlupakan! Sambutan yang meriah, sambutan yang kami nikmati.

Sayangnya, alokasi waktu panita tidak mencukupi bagi kami untuk mengapresiasi seluruh kreasi mengesankan dari mahasiswa. Kami sempat berdialog dengan beberapa mahasiswi

yang menggunakan baju tradisional dan menunjukkan kreasi kerajinan tangan mereka. Salah satu dari kami juga diajak membuat kreasi sederhana.

Kami melihat action figure hasil kreasi mahasiswa. Setiap action figure berukuran setinggi 8-30 cm, berpose dramatis, dan berwarna realistik. Kami juga berdialog dengan tim robotic mahasiswa. Mereka dengan bangga memamerkan beberapa robotnya, baik robot anjing maupun autonomus.

Beberapa mahasiswa masih kesulitan mengekspresikan pikirannya dalam bahasa Inggris. Namun, selalu ada panitia yang sigap membantu mahasiswa dan kami untuk berkomunikasi. Walaupun kami juga sudah siap dengan aplikasi translasi, tapi interpreter yang bernyawa jauh lebih bermakna.

Dua dari kami yang terlalu lama menikmati kreasi mahasiswa dijemput oleh Liaison Officer (LO), yaitu dua orang yang kemarin menemani kami dari bandara ke hotel. Kami harus bersiap di ruang pertemuan walaupun acara pembukaan baru akan dimulai dalam 20 menit berikutnya. Sepanjang perjalanan ke ruang pertemuan, kami melihat usher, wanita-wanita tinggi berseragam berdiri tegak, tersenyum ramah, menunjukkan jalan yang harus kami lalui. Mereka masih melakukan tugasnya dengan serius, walau saat itu hanya ada dua tamu yang tertinggal.

Aula utama untuk acara ini terlihat luar biasa: bersih, putih, tinggi, dan ramai. Di depan ada panggung dengan seamless indoor LED videotron masif, serasa kami akan menikmati pertunjukan TedX. Di dua baris pertama, berjajar beberapa club chair dengan side table memisahkan setiap kursi, untuk tamu-tamu penting ACAPHEI dan pemerintah. Di belakang mereka, ada beberapa baris meja panjang dan kursi yang juga elegan, untuk delegasi anggota ACAPHEI.

Pada bagian paling belakang ruangan, kamera tim media dan media massa siap mendokumentasikan acara. Simultaneous interpretation booth yang diisi oleh beberapa penerjemah Mandarin-Inggris, tegak berdiri disamping pintu masuk terjauh. Pada setiap sisi ruangan, usher berdiri mendampingi para peserta. Suasana ruangan terasa seperti teater akademik yang berkelas, di mana para akademisi adalah maestronya dan hasil kerja mereka merupakan sorotan utamanya.

Di setiap meja peserta, panitia sudah menyiapkan program book, simultaneous interpretation receiver (SIR), buku catatan, pulpen, dan air mineral. Khusus untuk para tamu utama, cangkir teh juga disiapkan di setiap side table. Para tamu yang berada di ruangan menggunakan pakaian terbaiknya, jas, gaun, dan blazer. Sedang berbicara satu sama lain dengan intens. Keterpukauan ini dinetralkan oleh alunan live-clasical-traditional-music yang menemani penantian kami.

Acara pembukaan akhirnya dimulai. Master of ceremony (MC) naik ke panggung. Dalam balutan jas hitam dan gaun putih, mereka berdua terlihat anggun dan profesional membawakan acara dalam dua bahasa: Inggris dan Mandarin. Pertunjukkan mini juga dimulai dengan para usher berdiri dari sisi luar, bersiap mengisi cangkir teh bagi tamu-tamu utama. Koreografi seni terlihat, mereka bergerak ke tengah dan mengisi teh dengan serempak dan memukau.

Kami mendengarkan sambutan demi sambutan. Ketika pembicara menggunakan bahasa Mandarin, kami menggunakan SIR agar bisa memahami yang disampaikan, walaupun ada reduksi pengalaman karena hilangnya fidelitas emosi – seperti getar vokal, intonasi, dan jeda retorika.

Ada kalanya para interpreter melakukan koreksi otomatis ketika MC mengalami kesulitan fonetik saat mengeja nama peserta – sesuatu yang wajar terjadi karena perbedaan sistem bahasa. Namun, para interpreter melafalkan nama-nama tersebut sesuai dengan bahasa ibu pemilik nama. Hal ini mengonfirmasi, skrip presentasi diminta panitia jauh hari dimanfaatkan interpreter untuk persiapan mereka. Skrip presentasi juga dimanfaatkan panitia untuk memitigasi ambiguitas informasi dan istilah yang mungkin terjadi karena perbedaan budaya dan kebijakan. Sebuah manifestasi profesionalitas dalam ranah internasionalisasi!

Setelah pembukaan, kami diberikan waktu untuk coffee break dan membangun relasi dengan peserta lain. Kemudian kami diajak mengenal Geely University, kembali ke hotel untuk makan siang, beristirahat, dan kembali ke tempat acara untuk mendengarkan presentasi para pembicara utama.

Kegiatan hari ini belum selesai. Panita menyiapkan gala dinner di hotel. Kami masuk ke ruangan besar dengan panggung di depan, head table untuk para tamu utama di depannya, dan beberapa Lazy Susan (atau turn table).

Tempat duduk kami sudah ditentukan. Kami duduk bersama perwakilan dari Malaysia dan Indonesia, serta admin ACAPHEI yang luar biasa. Budaya yang hampir serupa dan adanya pengalaman serupa, mempercepat mencairnya kekakuan dan menjadikan suasana meja lebih hangat dan menyenangkan.

Acara ini dibuka dengan pertunjukan guochao yang bernuansa contemporary fusion, termasuk kebanggaan Chengdu, yaitu Bian Lian di mana penari akan mengganti topengnya dengan cepat sambil menari dan berinteraksi dengan peserta. Ada empat pertunjukkan tari dan musik, yang semuanya memukau. Salah satu tarian bahkan dimanfaatkan panitia untuk membagikan souvenir bagi para tamu; sangat menarik!

Gala dinner kemudian dilanjutkan dengan laporan singkat dan makan malam mewah. Kami sampai lupa berapa jenis makanan yang disajikan karena seringnya penggantian makanan dilakukan. Perwakilan pimpinan ACAPHEI mendatangi meja-meja para tamu, mengucapkan terima kasih untuk partisipasi kami, dan bersulang bersama. Cara bersulang pun disesuaikan dengan peserta, kadang menggunakan gaya China, kadang gaya barat.

Hari kedua kami kembali berkesan!

26 November 2025 – Penutupan ACAPHEI

Pagi hari ini dikhususkan untuk sesi presentasi dari para anggota ACAPHEI terkait An Education Community in the AI Era, AI-Decoding Future Campus, dan AI-Reshaping the Paradigm of Education. Setiap presentasi mengesankan! Para presenter memanfaatkan berbagai teknik untuk mengirimkan pesan utama daru presentasi mereka.

Kami mendengar berbagai macam strategi penggunaan AI di berbagai universitas di China dan ASEAN. Ada yang menggunakan AI untuk membuat teks book dan buku ajar, serupa dengan yang dilakukan di UK. Ada yang memanfaatkan untuk visualisasi desain dan merancang personalisasi pembelajaran bagi mahasiswanya berdasarkan hasil MBTI. Ada juga melaporkan utilisasi AI dalam pendidikan guru agar para guru terbiasa dan merasa yakin untuk mengintegrasikan AI dalam rencana pembelajaran mereka.

Kami melihat bagaimana slide, gambar, dan video dimanfaatkan untuk menunjukkan hasil dan dampak muncul dari usaha para akademisi. Video demo, simulasi, animasi, vlog, dan testimoni membantu kami menangkap pengaruh halus yang dimunculkan dari usaha mereka. Impresif dan menginspirasi!

Setelah makan siang halal di hotel, kami mendengarkan testimoni positif dari para mahasiswa China dan Indonesia. Mereka bercerita mengenai pengalaman belajar mereka secara jarak jauh via XinWei Beeline, LMS yang dibuat dan digunakan oleh ACAPHEI.

Strategi pembelajaran utama dalam LMS tersebut adalah penjelasan dan pemberian instruksi via video. Mahasiswa diharapkan menonton video sambil berinteraksi dengan AI yang disediakan, baik untuk membuat ringkasan, mengekspansi penjelasan pengajar, maupun mengonfirmasi pemahaman mereka. Mahasiswa kemudian diminta menyelesaikan beberapa kegiatan belajar, baik penugasan, kuis, ataupun ujian.

Video adalah kewajiban. Dosen yang mengajar untuk ACAPHEI harus menyediakan video pembelajaran. Kegiatan belajar lain merupakan opsional. Inilah salah satu hal yang membuat beberapa anggota merasa perlu adanya standar dan quality assurance terkait kegiatan pembelajaran di ACAPHEI. Sebagian dari anggota ACAPHEI percaya bahwa kompetensi tidak dapat dibangun tanpa kegiatan belajar, tantangan, dan umpan balik terhadap hasil pekerjaan mahasiswa.

Acara kemudian dilanjutkan dengan presentasi hasil kolaborasi riset antara anggota ACAPHEI. Sebagian besar riset berhubungan dengan integrasi AI dalam pendidikan. Salah satu riset yang berbeda adalah penelitian mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pembelian produk dan jasa secara daring di China dan Indonesia, yang ternyata sangat berbeda. Konsumen China sangat dipengaruhi oleh flow; hal serupa tidak terjadi di Indonesia. Penelitian tersebut membantu industri di Indonesia membangun strategi yang tepat untuk penetrasi pasar ke China, dan sebaliknya.

Setelah rangkaian presentasi, yang sebenarnya merupakan laporan, pimpinan ACAPHEI mengajak para anggotanya berdialog untuk menentukan target ACAPHEI tahun depan. Beberapa usulan yang muncul adalah terkait mengadakan webinar, kegiatan sosial, dan penentuan standar pembelajaran jarak jauh.

Acara selanjutnya adalah penyerahan bendera ACAPHEI ke Ketua Yayasan YARSI, yang mengukuhkan Universitas YARSI sebagai penyelenggara 2026 ACAPHEI Forum and Annual Meeting. Setelah Ketua Yayasan YARSI memberikan sambutan, kegiatan ACAPHEI ditutup oleh MC, dan kami semua kembali ke hotel.

27 November 2025 – Kembali ke Indonesia

Hari terakhir kami berada di Chengdu. Kami merasa butuh untuk lebih sehat sebelum duduk selama enam jam, kami kembali memanfaatkan gym hotel. Setelah itu kami menikmati pagi yang dingin dan berkabut dengan berjalan-jalan di sekitar hotel, sebelum akhirnya sarapan.

Pukul 13, kami berangkat ke bandara, siap kembali ke dunia nyata dan mendesain pertemuan ACAPHEI tahun depan. Terima kasih Chengdu, kamu memberikan kesan yang luar biasa.

Galeri Kegiatan